Efficiëntere bedrijfsprocessen door IBAN-Naam Check integratie met AFAS Profit

Als digital business partner geeft ilionx advies over passende IT-oplossingen. Binnen deze organisatie was men veel tijd kwijt aan handmatige processen zoals het controleren en valideren van klantgegevens. Daarom gingen Finance Director, Nick Denee en de Chief Financial Officer van ilionx op zoek naar een organisatie die IBAN’s kan controleren en valideren, in combinatie met AFAS Profit. Zo kwam ilionx terecht bij improvit, die koppelingen aanbiedt waarmee klanten de IBAN-Naam Check van SurePay kunnen afnemen.

Fred Moerkerken, project manager bij ilionx was betrokken bij het proces en vertelt hieronder over de implementatie en wat het oplevert.

Integratie van API voor organisaties

Onboarding leveranciers versneld

Altijd de juiste klantgegevens

Nieuwe gegevens direct aanpassen in de administratie

Nieuwe gegevens direct aanpassen in administratie

Bij een ‘no match’, neemt ilionx contact op met de desbetreffende leverancier om te achterhalen wat de reden is van de melding. Als bijvoorbeeld de tenaamstelling van het bankrekeningnummer anders is, registreert AFAS Profit dit op de juiste manier. Vervolgens loopt dit automatisch mee met de IBAN-Naam Check zodat de nieuwe, juiste gegevens direct in de administratie verwerkt worden.

SurePay geeft aan dat de melding ‘close match’ ook handig is voor ilionx, bij een typefout wordt de naam laten zien die bekend is bij de bank. Na het controleren of de voorgestelde naam inderdaad de persoon of het bedrijf is die je bedoelt, kan je deze overnemen.

Voorheen was dit een handmatig proces en werd de reden van aanpassing niet vastgelegd.

NOTE: Het systeem van AFAS Profit gaat ervan uit dat de naam van de leverancier hetzelfde is als de tenaamstelling van het rekeningnummer. Dit geeft vaak een ‘no match’. De IBAN-Naam Check kan dit laten afwijken, controleren en vastleggen. Vervolgens komt er een wel een ‘match’ uit.

Minder tijd kwijt aan controleren klantdata

De implementatie en samenwerking verliepen soepel, binnen 2-3 weken was alles ingeregeld en last-minute aanpassingen waren binnen een dag doorgevoerd. Dit was voor een ilionx al direct een grote verbetering ten opzichte van hun handmatige processen. Ook zijn ze veel minder kwijt tijd aan het controleren van klantdata en kan elke financial controller snel naar de gegevens kijken. Deze worden namelijk binnen milliseconden in elke workflow doorgevoerd.

AFAS Profit gebruikt dossieritems en workflows, hierdoor is de flexibiliteit optimaal voor ilionx. Het volledige proces wordt gevolgd in AFAS InSite.

ilionx controleert nu rekeningen op naam en rekeningnummer. In de toekomst zouden zoveel mogelijk controlepunten en het checken van buitenlandse rekeningen interessant zijn. Denk hierbij aan de Bedrijven Check: het KVK-nummer wordt bevestigd terwijl een IBAN-Naam Check wordt uitgevoerd. Dit helpt organisaties met hun AML en KYC/KYS vereisten.