IBAN-Naam Check voor Bedrijven helpt Grolsch bij het voorkomen van fraude

Juiste gegevens van leveranciers

Grolsch valt onder Asahi, waar in het verleden sprake was van de pogingen tot fraude. Toentertijd werd een IBAN calculator gebruikt, deze calculator checkte echter alleen op geldig format en niet op naam. Wanneer er fraude wordt gepleegd, klopt het format van de IBAN vaak wel. Deze calculator hielp daarom niet voldoende voor Grolsch bij het voorkomen van fraude. Er werd gezocht naar een andere oplossing en ze kwamen terecht bij de IBAN-Naam Check van SurePay, die Grolsch heeft doorverwezen naar onze partner Bluem. Zij hebben Grolsch geholpen met het implementeren van de IBAN-Naam Check, naast de andere afgenomen services.

Wanneer een nieuwe leverancier wordt aangedragen door de afdeling inkoop van Grolsch, wordt een workflow aangemaakt. Deze workflow komt uiteindelijk terecht bij de data-afdeling die eindverantwoordelijk is voor dit proces. Voordat daar de leverancier in het systeem wordt gezet, wordt de IBAN-Naam Check uitgevoerd. Hierdoor weet Grolsch zeker dat de (betaal)gegevens van de leverancier kloppen en ze aan de juiste persoon/organisatie betalen.

Data opschonen

Momenteel speelt de IBAN-Naam Check alleen nog een rol bij nieuwe en/of gewijzigde data van leveranciers. Er kan worden teruggegeven of een IBAN van de gecheckte leverancier:

• Onder een andere naam staat geregistreerd bij de bank
• Actief of vervallen is
• Een zakelijke of particuliere rekening betreft
• Een of meerdere rekeninghouders heeft

Wanneer de melding ‘no match’ wordt gegeven, wordt vanuit de data-afdeling een mail gestuurd naar inkoop met de vraag of er nog een extra check kan worden uitgevoerd. Vervolgens wordt er contact opgenomen met de desbetreffende leverancier en om uitleg gevraagd. Normaliter merkt de leverancier niet dat dat hij gecheckt wordt, alleen als er sprake is van een ‘no match’. 

Momenteel is Grolsch ook bezig om het leveranciersbestand op te schonen zodat alleen de actieve leveranciers overblijven. In de toekomst is de IBAN-Naam Check op het gehele opgeschoonde databestand een optie.

Makkelijk in gebruik

Grolsch is erg tevreden over de implementatie van Bluem, deze verliep soepel en de data-afdeling kon direct aan de slag in het dashboard. Twee grote voordelen van het dashboard: het uploaden van een (groot) CSV-bestand. Hiermee kan het hele leveranciersbestand in één keer gecheckt kan worden. De tweede is het uitdraaien van een rapport met daarin de uitgevoerde checks. De workflow van het aanmaken van een leverancier loopt via diverse afdelingen, het rapport kan aan de desbetreffende workflow gehangen worden zodat intern iedereen kan zien dat de checks zijn uitgevoerd. Dit zorgt intern voor transparantie.

Daarnaast zorgt de IBAN-Naam Check voor meer zekerheid, en is men minder tijd kwijt aan administratieve zaken. Het komt bijvoorbeeld wel eens voor dat er nieuwe facturen met gewijzigde rekeningnummers binnenkomen. Omdat deze er anders uitzien, gaan medewerkers twijfelen. Met de IBAN-Naam check weet Grolsch zeker dat (betaal)gegevens van hun leveranciers kloppen en ze geld overmaken naar de juiste persoon/organisatie. Ook hoeft de naam van het rekeningnummer niet meer los gecheckt te worden van het IBAN format zoals bij de IBAN calculator. Dit scheelt een hoop tijd in administratie. Kortom: efficiëntere en veiligere bedrijfsprocessen.