Drie manieren om je te beschermen tegen spookfacturen

Criminelen, fraudeurs en andere personen met slechte intenties worden steeds creatiever in het frauderen met rekeningnummers. Hierdoor groeit het risico op witwaspraktijken en factuurfraude en het niet voldoen aan de regelgeving met betrekking tot KYC en AML. Daarnaast neemt factuurfraude bij zakelijke transacties steeds ernstiger vormen aan. Bedrijven zoeken daarom naarstig naar manieren om hun Know Your Customer-processen in het CRM-systeem te verbeteren; voordat de betaling wordt doorgevoerd dus.

Factuurfraude staat vooral bekend als een probleem dat particulieren treft. Iedereen kent wel de e-mails en sms’jes die van het CJIB of van Ziggo lijken te komen. Er wordt – vaak in slecht Nederlands – gevraagd om via iDEAL snel een, meestal bescheiden, openstaande boete te betalen. Dergelijke fraudegevallen bij bedrijven zijn echter meestal geraffineerder en dus minder makkelijk te herkennen en het gaat vaak om veel hogere bedragen. Om fraude te voorkomen willen bedrijven daarom de betaalgegevens van de facturerende verkopers grondig kunnen verifiëren, om er zeker van te zijn dat ze met de juiste tegenpartij te maken hebben.

Groeiend probleem

Een veel voorkomende manier waarop fraudeurs te werk gaan, is de de lay-out van een originele factuur kopiëren en daarop vermelden dat het rekeningnummer is gewijzigd (ook wel spookfacturen genoemd). Omdat de rekening afkomstig is van een bekende relatie, is men geneigd deze mededeling te vertrouwen en kan de fraude lang onopgemerkt blijven. Het rekeningnummer wordt aangepast in de administratie en de te betalen bedragen te goeder trouw naar een fraudeur overgeboekt. Fraudeurs worden steeds gehaaider, zo blijkt uit de praktijk. Zo heeft Bol.com in 2020 ruim 750.000 euro overgemaakt aan wat het dacht dat Brabantia was, de bekende leverancier van huishoudelijke producten. Het bleken echter oplichters. Zij hadden via een vervalste mail van Brabantia laten weten dat het rekeningnummer was gewijzigd. Bol.com heeft zijn betalingen naar dit nieuwe nummer overgemaakt, totdat de vraag van de echte Brabantia waar het geld bleef, de webwinkel uit de droom hielp.

1. Kopie bankafschrift

Om factuurfraude te voorkomen moeten de ‘KYC’-processen sterk verbeteren. De gebruikte methodes hebben elk hun voor- en nadelen.

Bewijzen dat het jouw rekening is door een kopie van de bankpas of het bankafschrift.

Voordelen:

Nadelen:

Zéér fraudegevoelig omdat een kopie gemakkelijk is te fotoshoppen. Het kopietje kan bovendien per ongeluk terecht komen bij de verkeerde persoon waardoor er een extra mogelijkheid op (identiteits)fraude ontstaat.
Iemands toegang tot een bankrekening is niet te toetsen.
De oplossing vraagt tijdens de onboarding om een extra handeling van de klant, wat negatieve invloed op customer journey heeft.
Voor een bedrijf is er sprake van veel handmatig werk, foutgevoeligheid en bijkomende kosten.

2. De verkoper maakt via iDEAL één cent naar de koper over.

Met een symbolische iDEAL-betaling van één eurocent kan worden geverifieerd of iemand toegang heeft tot de betaalrekening, en of de tenaamstelling overeenkomt.

Voordelen:

Nadelen:

Ook criminelen kennen deze methode en maken er inmiddels misbruik van.
Een (handmatige) reconciliatie is nodig om de iDEAL overboeking te matchen met de persoon.
Wanneer de transactie is gedaan vanaf een en/of rekening is niet vast te stellen wie de eurocent heeft overgemaakt.
Het bedrijf maakt zelf meer dan 1 cent transactiekosten om iDeal te kunnen gebruiken. het is gangbaar dat dit tussen de 15 en 30 cent gemiddeld is.

3. IBAN-Naam Check

Met de IBAN-Naam Check kun je checken of er afwijkingen zijn tussen de naam die wordt opgegeven door de verkoper en de naam die de bank heeft vastgelegd als rekeninghouder.

Voordelen:

Hiermee kun je al tijdens het registreren van nieuwe klanten of bij het online doorvoeren van administratieve veranderingen afwijkingen vaststellen.
Zakelijke betalingen worden doorgaans in batches gedaan en banken geven het vooralsnog niet aan wanneer er een mismatch is tussen de tenaamstelling en het rekeningnummer. Het is dus belangrijk om bij iedere betaling of wijziging van de gegevens, opnieuw te controleren of de naam en bankrekening bij elkaar horen. Met de check zie je niet alleen of naam en rekeningnummer kloppen, je ziet ook of de rekening actief is, of de rekening particulier of zakelijk wordt gebruikt en hoeveel rekeninghouders er zijn geregistreerd. De IBAN-Naam Check is te integreren in het CRM.

Conclusie

Hoe groot het probleem van spookfacturen en verkeerde overboekingen op dit moment is, is niet exact bekend. De Betaalvereniging Nederland becijferde al eens dat er maandelijks 1300 onjuiste transacties worden gemeld, ongetwijfeld maar een fractie van het werkelijke aantal. Het gevolg is dat bedrijven een deel van hun werkkapitaal zien verdwijnen en mogelijk imagoschade oplopen.

De IBAN-Naam Check is ontwikkeld door SurePay, met als doel betalingen veiliger te maken. Sinds deze effectieve service bij banken is geïmplementeerd is het aantal gerelateerde meldingen van factuurfraude met 81 procent gedaald, en is het aantal onjuiste transacties gehalveerd. De IBAN-Naam Check heeft het afgelopen jaar al 35.923.805 waarschuwingen voor fraude gegeven.

Wil je meer weten over de IBAN-Naam Check? Plan een afspraak met Jamay Smits (Business Development Manager) of download de brochure via een van de onderstaande buttons.